仕事の思い込みミス削減

【まとめ完全版】仕事の思い込みミスを防ぐスマートな5アイデア

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【まとめ完全版】仕事の思い込みミスを防ぐスマートな5アイデア

君のうっかりミスはなぜ起きるんだ?」と上司に叱られた。

どうやらミスが多い理由は、先入観による思い込みが原因らしい。

ダブルチェック対策を試みたが、思い込みによるミスは減らない。

もっといい方法はないのだろうか?

仕事における人的ミス(ヒューマンエラー)の理由で大部分の割合を占めるのが「思い込み」によるミスでしょう。

どうしたらミスがなくなるのでしょうか?

思い込みミスについて詳しく書かれた5つの記事をまとめ、ヒューマンエラーの再発防止策を端的に紹介します。

心がまえなぜなぜ分析はすぐに使える簡単メソッドです。

事務作業・現場作業だけではなく、営業・接客など多岐にわたって活用できますよ。

1.思い込みミスの原因は短絡的思考にある

短絡的思考が思い込みの原因

自分の考えを真実だと決めつけるのが思い込みです。思い込みが真実ではなかった場合は勘違いになる。

つまり勘違いによるミスは思い込みによって引き起こされます。

深く考えれば思い込みをなくせそうですが、なかなか難しい。人は基本的に深く考えたくないんです。

そのため一つの情報で全てを理解したと思いこむ短絡的思考に陥ってしまい、結果として思い込みミスは起こりやすくなる。

多くの場合、短絡的思考は経験に基づいて生まれます。過去に覚えた正解のイメージを、新しい問題にも用いてしまうんですね。

短絡的思考は簡単には止められません。

一つ一つの感覚情報について熟考するようでは、緊急事態に対応できないので、短絡的思考が身についてしまっている。

つまり主観として色濃く脳裏に焼き付けられた情報が思い込みになるのです。

思い込みは後知恵バイアスで深まる

結局のところ結果が良かったら、あたかも思い込みが正しかったように解釈できます。

起こった結果を根拠に自分の考えが正しく感じることを後知恵バイアスといい、さらに思い込みを強める要因を蓄積します。

一方で結果が悪かった場合、思い込みは勘違いとして認識される。つまり痛みを伴わなければ考えを改められないんです。

短絡的思考のメリット

思い込みミスをなくすためには短絡的思考をやめたいところですが、それはかなり難しいでしょう。

実際の生活は短絡的思考により支えられているからです。

まず短絡的思考は疲れません

日常生活における習慣的行動(ルーティーン)をわざわざ考えていたら、毎日ストレスでいっぱいになる。

つまり短絡的に動けるまで習慣化してしまえば、嫌なことも楽にできるのです。

体に染み付いたコツも習慣化による恩恵と言えます。

例えば歯を磨きながら、企画書の内容に思いを巡らせられる。

そのコツを効果的に応用したのがスポーツ選手です。

例えばテニスの試合で効果的に試合を運ぶために、練習で染み付いたコツで難しい動作(レシーブなど)を制御できる。

考える余力があるので戦術を組み立てることに思考を働かせられるんです。

つまり思い込みミスにつながるような短絡的思考だけをなくせばいい

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思い込みミスの原因は勘違い。短絡的思考の良し悪しを丁寧に解説
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2.思い込みミスを減らす3つの基本戦術

絶対に体調管理をする

体調を崩して意識がぼやけた状態では、10回の行動のうち、1回以上ミスをしてしまう可能性があります。

つまり意識がぼやけた状態では仕事をしないほうがいい。

体調を崩さないためには(当然ですが)体調管理をする。

しっかりと睡眠を取り、適切な食事・飲酒を心がけ、体調を整える。それだけでミスの確率が10分の1に減るんです。

適度に休憩を取る

体調を管理しても集中力が足りないと、まだまだミスは頻発する。

もし仕事にやりがいを感じられないのなら、やりがいを見つけるのが先です。

やりがいがあるのに集中が続かないのなら、比較的簡単に改善できるでしょう。

集中力を継続させるポイントは、休憩を適度に取ること。

適度な休憩のタイミングは「ウルトラディアン集中メソッド」が教えてくれます。

行動に移しやすいToDoリストを運用する

集中力があっても「物忘れ」だけはなかなか防げませんよね。物忘れはToDoリストを作ることで劇的に改善されます。

ToDoリストの効果を最大に高める方法としては、日頃よく目にするツールを活用したい。

例えばスマホを頻繁に見る人は、スマホアプリを活用すればいいのです。

しかし書いたけれど行動に移しにくいToDoリストは効果が薄いですよね。

具体的に行動に移せるようにリストは細かく記述します。

例えば「営業報告書」ではなく、「営業報告書の資料を集める」と記述しましょう。

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3.事例から思い込みミスの防止策を検討

問題の優先順位をつける7ステップ

ミスは全て無くしたいものですが、何より影響が大きいミスを減らすことが先決です。

そのためには問題点の抽出から始めましょう。

以下の7ステップを活用すれば、自分のミスを明らかにできます。

  1. 覚えているミスを書き出す
  2. 大まかな仕事内容を書き出す
  3. 仕事を作業手順に分けて整理する
  4. 作業手順ごとに起こったミスを書き出す
  5. ミスが仕事に及ぼす影響度を5段階で評価する
  6. ミスが起こる頻度を5段階で評価する
  7. 影響度と発生確率を掛けて、対策の優先順位を決める

なぜなぜ分析で真因を見つけ、完治を目指す

対策するミスが決まっても、場当たり的な方法では問題解決が難しいですよね。

問題の本当の原因「真因」を見つけるためには、なぜなぜ分析が有効です。

問題に「なぜ起こったか」と問いかけ、さらに「それはなぜか」と深ぼるのがなぜなぜ分析です。

この方法は公正かつ論理的に行う必要がある。誰かや何かのせいにするだけでは、問題は解決しません。

問題を5回ほど「なぜ」で深ぼれば、多くの場合で対処できる真因にたどり着けます。しかし回数にこだわらず、もっと深く考察してもいい。

また原因は一つではないかもしれません。注意深さを念頭に置き、多面的に検討しましょう。

チェックリストで対策の抜け・漏れをふせぐ

なぜなぜ分析で対処をしても、継続して防止策を実行するのは難しい。

忘れずに防止策を実行するには、チェックリストを使うといい。

また仕事を請け負う際にも注意が必要です。新しい仕事がどれくらいで終わるのか見積もるクセを付けましょう。

見積もりにより無理が把握できる。無理な仕事は仲間に振り分けたり断ったりすることが求められます。

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自分で思い込みミスを防止する作戦。なぜなぜ分析で真因を解消
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4.思い込みミスを対策する7つの思考術

I.自分の気持ちを観察する

感情は冷静な思考を妨げます。心の動きのままに考えてしまうと、短絡的思考になりやすい。

一方で自分の心の状態を知るメタ認知をすれば、思考を自らのコントロール下に導ける。つまり冷静でいられるんです。

II.仕事の見通しが立つまで質問する

相手の考えを知るには説明を引き出す必要があります。

広げる・深めることを意識して質問を繰り返し、するべきことが納得できてから行動に移せばいい。

仕事の見通しが明らかなほど思い込みは排除され、現実的な行動に移せます。

III.毎日振り返りをする

損害の一歩手前、ギリギリセーフだったときのヒヤリハットを振り返れば、新たなミスの防止策は生まれます。

毎日振り返るのは面倒で損のように感じますが、ミスが減れば活動的な時間が増える。

結局のところ日々の振り返りは得なんです。

IV.変化に目を光らせる

「今日から変わった微妙な変更点」は気づきにくいものです。慣れていることは必要な点しか見ないから、変化に気づきにくい。

変化に目を光らせるには、全体を観察するクセを付けると良いですね。

V.他者の行動を観察する

人は比較により良し悪しを判断します。つまり良し悪しの判断には基準が必要なのです。

メタ認知をして自分を省みるためにも基準を持っていたい。

その基準は他者から学ぶことになり、そのあと内省を繰り返して確立していくのです。

VI.する前・終わる前には指差し確認

集中力は自然に減退していく。意図的に集中力を高めるには指差し確認がおすすめです。

例えば戸締まりをしたときに「ドアロック、よし!」とドアロックを指さしながら言うだけで、集中力を高められます。

VII.自分の考えの反対意見を出す

勘違いの一番の原因は、考えを精査せず一面的に決めつけてしまうことでしょう。

つまり多面的に考えを検証できれば、勘違いは大幅に減ります。

「もし〇〇でなかったら?」と考えに問を向けるクセをつけて多面的な検証に取り組みたいですね。

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7つの振り返り習慣で思い込みミスを対策。もう仕事で失敗しない
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5.コミュニケーションで質問を駆使し、思い込みミスを防ぐ

言葉足らずの指示を出す人への対応

詳しく説明せずに仕事を振ってくる人は、そもそも仕事の全容を把握できていないことが多い。

そんな相手に質問攻めをしたら、困惑される、もしくはイライラさせてしまうでしょう。

説明が少ない人に効果的な質問術はクローズド質問です。

「はい」か「いいえ」で気軽に答えられるクローズド質問は、相手にストレスを感じさせにくい。

忙しい相手にどう質問すればいい?

忙しいときに質問をされると「後にしてくれ」と思われがちです。自分が反対の立場でもそんな経験がありますよね。

忙しそうな相手にはどう質問すればいいのでしょうか?

質問の内容を相手にも関係がある仕事だと認識させればいいんです。

自分ごとの仕事は優先順位が高い。それを無視するわけにはいきませんよね。

つまり「相手にとってその仕事はどれくらい重要なのか」をはっきりさせる質問をすればいい。

もちろん忙しい時間を割いてくれた相手への感謝は忘れないようにしましょう。

嫌いな相手への心がまえ

会社などの組織では嫌いな相手と一緒に仕事をする機会があるでしょう。

嫌いだからといって打ち合わせをしなかったらミスは頻発する。

そのため嫌な相手ともしっかりコミュニケーションを取る必要があります

実のところ性根から腐った性格の人はごく少数です。

自分には厳しいけれど他の誰かには優しい人が大多数ですよね。

つまり誰が相手でも協力し合える可能性があるんです。

その相手を受け入れ、素直な気持ちを表現して、誠実に受け答えしましょう。

新人時代の質問術

何度も同じ相手に質問をすると、だんだん嫌がられてきます。

特に自分が未熟な新人の場合「どうしてこんなこともわからないのか」と相手に感じさせてしまうかもしれません。

何でもかんでも聞かずに、自分でもしっかり考えて、分からないところだけ質問する工夫をしたい。どうすればいいのでしょうか?

まず相手に一度質問をしたら、その内容を踏まえて自分で行動のシミュレーションをします

次に分かった所・分からない所を明確にし、改めて質問をする。

要するに混乱するのを止めて、冷静に対処する仕組みを作ればいいんです。

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コミュニケーション下手を解消する質問術で、思い込みミス0へ
思い込みミスをなくす!コミュニケーション下手を解消する質問術

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おさらい

勘違いになりやすい思い込みは、短絡的思考による証拠不十分で起こる可能性が多い。

細かいことまで熟考する必要はないと思いますが、大切なことは短絡的に考えないほうがいいですね。

ミスを防ぐには第一に集中力を高めることです。体調管理・適度な休憩・仕事の管理を忘れないようにしましょう。

事例を振り返れば思い込みミスの再発防止ができる。なぜなぜ分析を活用して真因から解消できればいいと思います。

また日々の心がけで事故を未然に防ぐことは可能です。自分の様子や相手の意図を理解しようと努める習慣があるといいかもしれません。

組織でメンバー同士のコミュニケーションが取れていないと、連携ミスに発展します。質問を活用してやりにくい相手からも情報を引き出したいものです。

  • この記事を書いた人

やくしじ

自己成長を支援するブロガー&カウンセラー。心理学検定特一級。アル中で夢を断念し引きこもる。しかし教育の仕事で社会復帰して貢献の喜びを知り復活。主体的な考えを育む・努力を味方にする・性格の悩みを解消するなどの支援を提供中です。期間限定で相談無料。気軽にDMしてね!自分自身と社会に向き合い、素敵な未来を育む人と出会いたい。 詳しいプロフィールはこちら

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